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Quatre modifications clés pour une co-création virtuelle réussie

Quand la pandémie de COVID-19 a fait tout arrêter, Knowledge SUCCESS a vu cela comme une opportunité de défendre la conception d'ateliers empathiques et d'être un des premiers à adopter la co-création virtuelle.

Revenons en mars 2020. Notre équipe basée aux États-Unis était à un jour de l'embarquement sur un vol pour Nairobi, Le Kenya organisera des ateliers de co-création avec la planification familiale et la santé reproductive (FP / RH) professionnels pour identifier les obstacles limitant la circulation des connaissances entre les programmes, des pays, et les régions—et des opportunités de transformer la façon dont notre communauté PF/SR aborde la gestion des connaissances—lorsque la gravité de la pandémie de COVID-19 a causé la fermeture de tout. Après des mois de conception et de planification, nous nous sommes retrouvés dans un endroit avec ces ateliers que nous n'aurions pas pu anticiper. Allions-nous reporter et attendre que les choses s'ouvrent? Ou allions-nous tenter d'animer les quatre ateliers de co-création virtuellement? Nous avons choisi ce dernier, qui nous conduisent sur un parcours d'apprentissage, itération constante, et finalement le succès.

Alors qu'il était facile de pleurer la perte de “qu'est-ce qui aurait pu être” avec les ateliers en personne très attendus, Knowledge SUCCESS a vu cela comme une opportunité de défendre la conception d'ateliers empathiques et d'être un des premiers à adopter la co-création virtuelle. Conception d'atelier empathique était essentiel—nous le savions pour animer notre atelier en personne dans un espace virtuel, nous avons dû apporter des modifications importantes pour répondre aux réalités et aux besoins de nos participants. Quelques éléments principaux sont entrés en jeu:

  1. Connectivité Internet.
  2. Planification.
  3. Outils de conception virtuelle.
  4. Facilitation.

Connectivité Internet

La connectivité Internet était un vrai défi. Beaucoup de nos participants à l'atelier en Afrique subsaharienne, Asie, et les États-Unis, comme moi et mes co-facilitateurs, se retrouvaient dans de tout nouveaux environnements de travail, principalement de la maison, ce qui signifiait que la connectivité Internet n'était pas toujours disponible; quand c'était, il n'y avait aucune garantie de sa qualité. Parce que nous étions déterminés à ne pas laisser Internet facilement accessible être un critère de participation, affectant ainsi notre bassin de participants, Knowledge SUCCESS a fourni un crédit Internet aux participants afin qu'ils puissent rejoindre chaque session de co-création synchrone. aditionellement, nous avons tiré parti d'outils de conception qui pourraient être utilisés de manière synchrone et asynchrone, ainsi que WhatsApp pour une communication rapide et facile.

Quatre icônes globe avec un marqueur représentant les emplacements des ateliers de co-création
Knowledge SUCCESS a mené quatre ateliers régionaux de co-création entre avril et juin 2020, avec 69 Professionnels de la PF/SR représentant 21 des pays.

Planification

La planification était une autre considération importante. Contrairement aux ateliers en personne, nous ne pouvions pas nous attendre à ce que les participants nous rejoignent pendant des journées complètes en ligne; avec des participants situés dans différents pays, nous avions aussi des décalages horaires à prendre en compte. Pour répondre aux besoins de chacun, nous avons travaillé avec les participants pour identifier les heures qui leur conviennent le mieux et les avons planifiés en conséquence. Il est important de noter que les meilleurs moments pour les participants n'étaient souvent pas des moments idéaux pour les animateurs basés aux États-Unis.. (pensez très tôt le matin et super tard le soir), mais concevoir pour accueillir au mieux les participants était notre priorité, donc l'agilité de la part des animateurs et du personnel de soutien était essentielle.

Exemple d'ordre du jour des participants
Téléchargez et adaptez notre exemple d'agenda des participants pour vos propres ateliers!

Outils de conception virtuelle

Alors que maintenant, plus d'un an et demi après le début de la pandémie, les outils virtuels pour le design thinking et les ateliers sont plus courants, de retour en mars 2020 le climat était très différent. Il était essentiel de sélectionner les bons outils, ceux qui seraient les plus confortables pour nos participants.. Plutôt que de deviner, nous leur avons demandé directement, sélectionner finalement Zoom pour nos sessions de co-création synchrones et Google Slides pour notre travail de design thinking. Contrairement aux plateformes telles que Mural, Miró, et Jamboard, Google Slides n'a pas été conçu pour le design thinking, mais Knowledge SUCCESS a estimé que ce était beaucoup plus important pour construire un outil que les gens étaient à l'aise avec, plutôt que d'introduire quelque chose de nouveau qui nécessiterait une formation et pourrait être un obstacle à l'engagement. Utiliser Google Slides, même avec ses limites, permis un moyen facilement accessible de co-créer virtuellement.

Une diapositive google avec plusieurs notes autocollantes

Échantillon Rose, Bourgeon, Cluster d'affinité Thorn créé à l'aide de Google Slides.
Cliquez ici pour voir la version accessible sur le Web (page 22 du PDF).

Facilitation

finalement, nous devions comprendre notre approche de facilitation. Nous savons tous que la facilitation peut faire ou défaire un atelier, et je dirais que c'est encore plus vrai dans l'espace virtuel. Étant donné que cet atelier comporterait tant de premières pour les participants, nous avons opté pour un high-touch, style de facilitation à haute énergie. Cela a garanti que tout le monde se sentait soutenu à chaque étape du processus et que l'atelier générerait non seulement d'excellentes idées pour le SUCCÈS des connaissances, mais qu'il autonomiserait également un cadre de professionnels de la santé publique avec une solide pratique en matière de réflexion conceptuelle et de participation à des ateliers virtuels., des compétences à la fois cruciales et transférables.

Une grande attention à ces quatre éléments clés de la conception d'atelier empathique a abouti à quatre fructueux ateliers virtuels de co-création en Afrique anglophone, Afrique francophone, Asie, et les États-Unis, au cours de laquelle les participants “réinventé la manière dont les professionnels de la PF/SR dans leur région accèdent et utilisent les preuves et les meilleures pratiques pour optimiser les programmes de PF/SR.” Cette réimagination a conduit à trois nouvelles innovations en matière de connaissances pour la communauté PF/SR:

  • Aperçu de la PF, un site internet pour découvrir et organiser vos ressources FP/SR préférées
  • Le pitch, une série de concours régionaux qui place les parties prenantes d'Afrique subsaharienne et d'Asie au centre de la conception et de la mise en œuvre de solutions de gestion des connaissances
  • Cercles d'apprentissage, une série de forums d'échange d'apprentissage hautement interactifs pour guider les gestionnaires de programme et les conseillers techniques à travers des discussions sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans les programmes de PF/SR

en plus, les ateliers ont produit une foule d'autres ressources utiles, incluant le À l'intérieur de l'histoire de FP Podcast.

Alors ferions-nous à nouveau de la co-création virtuelle? Très certainement!

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Quatre modifications clés pour une co-création virtuelle réussie
Danielle Piccinini Noir

Chef de file de l'innovation en conception, Centre Johns Hopkins pour les programmes de communication

Danielle Piccinini Black est responsable de l'innovation en conception au Johns Hopkins Center for Communication Programs, Responsable académique pour l'innovation et la conception centrée sur l'humain à la Johns Hopkins Carey Business School—Formation exécutive, et faculté auxiliaire de conception à la Johns Hopkins Carey Business School. Elle dirige le développement et la mise en œuvre de la recherche en design thinking, ateliers, et la co-création à l'échelle internationale pour répondre aux besoins émergents en matière de santé publique et d'entreprise, et utilise cette expérience pour améliorer ses cours de design thinking. Danielle est titulaire d'un MPH de la Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health et d'un MBA de la Johns Hopkins Carey Business School. Elle a également servi en tant que volontaire du Peace Corps au Niger et en Afrique du Sud. Email: danielle.piccinini@jhu.edu.

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