Mag-type para maghanap

Video Oras ng Pagbasa: 5 minuto

Pupunta sa Virtual: Mga Tip para sa Pagho-host ng Epektibong Virtual Meeting


Parami nang parami sa atin ang nakakahanap ng ating sarili na nagtatrabaho nang malayuan at kumokonekta online kaysa sa (o bilang karagdagan sa) harap-harapan. Ang aming mga kasamahan sa IBP Network ibahagi kung paano sila matagumpay na nagpatawag ng regional virtual meeting noong binago ng pandemya ng COVID-19 ang kanilang mga plano.

Sa nakalipas na ilang taon, nakita namin ang isang tumaas na diin sa mga virtual na pagpupulong. Dahil man sa pagsisikap na bawasan ang ating carbon footprint, ang pagnanais na makisali sa isang pandaigdigang madla, o mas kamakailan, sa paghahanap ng ating sarili sa bahay dahil sa pandemya ng COVID-19, nagiging mas karaniwan na ang mga virtual na pagpupulong. Kami ay nag-compile ang aming pinaka-praktikal na mga tip para sa pagpaplano ng matagumpay na virtual meeting o webinar.

CLICK! ng IBP 5 mga tip para sa isang matagumpay na virtual na pagpupulong.

1. Linawin ang Layunin at Layunin

Siguraduhin na ang mga organizer at kalahok ng pulong ay malinaw sa mga layunin ng pulong. Ang iba't ibang layunin at layunin ay mangangailangan ng iba't ibang platform at tool.

  • Pagbabahagi ng kaalaman at pagpapalaganap Ang mga pagpupulong ay maaaring makinabang mula sa mga format ng webinar kung saan ibinabahagi ang impormasyon sa pamamagitan ng mga panel presentation o lecture.
  • Pagbuo ng consensus o paggawa ng desisyon nangangailangan ng mas aktibong pakikipag-ugnayan at maaaring mangailangan ng paggamit ng higit pang mga feature tulad ng pagboto o pagbibigay ng sapat na oras para sa mga tanong at talakayan.
  • Pag-aaral at pagsasanay maaaring magsama ng iba pang feature tulad ng mga video o live stream na demonstrasyon.
  • Networking sa panahon ng mga virtual na pagpupulong ay maaaring gawin sa pamamagitan ng mga function ng chat upang makipag-usap sa real time o sa pamamagitan ng pagbabahagi ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok pagkatapos ng pulong.

2. Alamin ang Software at I-maximize ang Pagkakakonekta

Mayroong maraming mga application ng virtual na pagpupulong na magagamit na may iba't ibang mga pag-andar. Ang ilan ay gumagana nang mas mahusay para sa mas kumplikadong mga pangangailangan at ang iba ay maaaring gumana nang mas mahusay para sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok mula sa mas malawak na hanay ng mga bansa. Availability sa maraming bansa, gastos, at kakayahan para sa maramihang mga host ay dapat isaalang-alang. Karamihan ay may katulad na mga pangunahing tampok, kaya lang pumili ng isa na gumagana para sa iyo.

  • Tiyaking ikaw at ang iyong mga nagtatanghal alam kung paano pamahalaan ang mga pangunahing tampok ng software. Maaari mong tiyaking pamilyar ang lahat ng nagtatanghal sa platform sa pamamagitan ng paghawak ng a dry run bago ang pulong para pag-usapan kung paano mag-log in, ang mga tampok ng chat, paano mag pose, tingnan, at sagutin ang mga tanong, at kung paano kontrolin ang mga opsyon sa audio. Bukod pa rito, hilingin sa mga nagtatanghal na sumali sa pulong nang maaga sa araw ng pulong upang subukan ang kanilang audio (at video, kung kinakailangan).
  • Kung inaasahan mo ang mga hamon sa koneksyon sa internet para sa ilang kalahok, subukan at magbigay ng isang alternatibong paraan sa pagsali sa pulong (i.e., sa pamamagitan ng telepono).
  • Isara ang iba pang umiiral na mga application tulad ng email, mga web browser, Skype, mga app sa pagmemensahe, at social media sa bawasan ang mga distractions, mga popup, at ingay sa background. Gayundin, subukan at gumamit ng solid, wired na koneksyon sa internet kaysa sa Wi-Fi.

3. Mag-imbita at Makipag-ugnayan sa mga Kalahok

Isa sa mga mahirap na bagay tungkol sa mga virtual na pagpupulong ay pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa real time at pinapanatili silang nakatuon pagkatapos ng pulong. Tiyakin na ang iyong mga nagtatanghal ay kumakatawan sa magkakaibang mga madla at nagbibigay ng sapat na oras para sa mga tanong at talakayan. Tandaan, kung kailangan mong kanselahin ang isang personal na pagpupulong, ang isang virtual na opsyon ay isang mahusay na paraan upang mapanatili ang momentum at ipagpatuloy ang pakikipag-usap sa iyong mga kalahok!

  • Ang pagsali sa mga nagtatanghal at maging ang mga potensyal na kalahok bago ang pulong ay maaaring makatulong na matiyak na ang mga layunin ay binuo nang sama-sama at lahat ay namuhunan sa proseso mula sa simula.
  • Ibahagi ang pag-record at mga slide sa mga kalahok pagkatapos ng pulong para matingnan nila ang mga ito sa sarili nilang bilis. Maaari mo ring ibahagi ang anumang hindi nasagot na mga tanong sa mga nagtatanghal, para makatugon sila nang direkta sa mga kalahok.
  • Sa wakas, isaalang-alang ang pagsisimula ng isang komunidad ng pagsasanay (CoP) upang ipagpatuloy ang talakayan pagkatapos ng virtual na pagpupulong. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng mga online platform, mga aplikasyon sa telepono, o kahit na pangunahing email.

4. Gumawa ng Plano para sa mga Problema

Tulad ng sa mga personal na pagpupulong, ang pagsasanay ng isang pagtatanghal ay maaaring gumawa ng isang malaking pagkakaiba. At, palagi, kahit maraming practice, darating ang mga problema, kaya siguraduhing maging handa hangga't maaari.

  • Mag-dry run! Suriin ang mga sound set-up ng bawat presenter at tiyaking makakakonekta nang maayos ang lahat. Maaaring kailanganin mong magbigay ng opsyon sa pagtawag, na dapat ayusin nang maaga.
  • Magbigay ng timeline o isang "run of show" sa lahat ng mga presenter para malaman nila ang daloy ng pulong at manatili sa kanilang oras.
  • Tanungin ang iyong mga nagtatanghal na tumakbo sa kanilang mga presentasyon sa kanilang sarili upang hindi sila lumampas sa oras. Wala nang higit na nakakabawas sa enerhiya ng isang pulong kaysa sa isang nagtatanghal na nagpapatuloy.
  • Maaaring mabigo ang mga koneksyon, at ang isang nagtatanghal ay maaaring humina o mawalan ng lakas ng tunog kaya tukuyin ang isang tao na maaaring pumasok o magkaroon ng backup na plano upang muling kumonekta o magpatuloy.

5. Panatilihing Simple ang Format

Nakatutukso na mahuli sa teknolohiya at subukan ang maraming feature nang sabay-sabay (livestreaming, botohan, pagbabahagi ng mga screen, naglalaro ng mga video, atbp.). Gayunpaman, pinananatiling simple ang format maiiwasan ang mga teknikal na isyu at magiging mas madaling sundin ng mga kalahok. Tandaan, ang iyong mga kalahok ay naroroon para sa nilalaman at impormasyon, hindi ang teknolohiya. Mag-imbita ng hindi hihigit sa 4-5 mga nagtatanghal sa bawat webinar, kasama ang moderator/facilitator.

  • Kilalanin ang isang teknikal na organizer na maaaring pamahalaan ang application mula sa likod ng mga eksena.
  • Tiyakin ang ang paksa ay nakatuon at malinaw na tinukoy para madaling masundan ng audience.
  • Gumawa ng master slide deck para sa mga pagtatanghal kaya isang tao lamang, ang teknikal na organizer, maaaring isulong ang mga slide sa halip na lumipat mula sa screen patungo sa screen at pag-aaksaya ng oras sa paglipat ng mga kontrol mula sa isang speaker patungo sa isa pa. Ito ay posibleng maantala ang daloy ng webinar.
  • Manatili sa isang wika sa panahon ng pulong ngunit isaalang-alang ang pag-aalok ng mga katulad na pagpupulong sa maraming wika.

Sa wakas, tandaan mo manatiling positibo at magsaya! Habang ang mga virtual na pagpupulong ay maaaring hindi ganap na palitan nang personal, harap-harapang pakikipag-ugnayan, maaari pa rin silang maging isang mahusay na paraan upang matuto at makipagpalitan ng mga ideya sa isang interactive at nagbibigay-kaalaman na paraan. Ang isang mahusay na pinapatakbo na webinar ay isang magandang pagkakataon upang kumonekta, umaakit, at magbahagi ng kaalaman!

Para sa karagdagang impormasyon, bisitahin www.ibpnetwork.org, contact ibpnetwork@who.int, o sundan kami sa Twitter @IBP_network.

Mga Tip sa Aksyon

Sa Marso 2020, ginawa namin ang mahirap na desisyon na ipagpaliban ang aming personal na Regional Partner Meeting na gaganapin sa Abidjan, Cote d'Ivoire dahil sa mga alalahanin tungkol sa pagsiklab ng COVID-19. Ang mga pangunahing kasosyo sa rehiyon ay nakipagtulungan sa amin nang mga buwan nang maaga upang bumuo ng mga sesyon at mga presentasyon, at nagkaroon ng maraming kaguluhan tungkol sa pagpupulong. Sa halip na ganap na kanselahin at iwanan ang aming mga kasosyo, nag-host kami ng interactive na serye ng webinar para mapanatili ang momentum. Ito ay kung paano namin inilalapat ang aming mga tip.

Ang mga panelist ng webinar series ay kumakatawan sa mga rehiyonal na network, mga pandaigdigang organisasyon, at iba't ibang NGO at CSO sa buong West Africa.

Ang layunin ng interactive na serye ng webinar ay upang palakasin ang mga regional partnership at bumuo ng consensus para palawakin ang family planning at reproductive health (FP/RH) mga priyoridad lampas 2020. Ginamit namin ang GoToWebinar, na ginamit namin dati sa mga kasosyo sa West Africa, kaya alam namin na ito ay gumagana nang maayos at medyo simple gamitin. Tiniyak din namin na pamilyar ang lahat ng organizer at panelist sa software ni nagsasagawa ng dry run at hinihiling sa kanila na sumali bago ang nakatakdang oras ng pagsisimula.

Kasama sa serye ang mga preformed panel presentation kung saan nagbahagi ang mga presenter ng field-based na mga karanasan mula sa pagpapatupad ng mga FP/RH program.. Ang bawat webinar ay may malinaw na paksa 4-5 mga panelist. Kinakatawan ng mga panelist ang isang hanay ng mga tagapagsalita mula sa iba't ibang pandaigdigang organisasyon, mga rehiyonal na network, at mga lokal na NGO o CSO mula sa maraming bansa sa rehiyon. Ang bawat panelist ay tumugon sa mga tanong at pinadali ang mga talakayan sa bumuo ng pinagkasunduan sa mga collaborative na aktibidad sa rehiyon (kabilang ang pangangailangan para sa iba WAHO Good Practice Forum) kasama ang mga kasosyo mula sa West African Health Organization (SA LABAS), Pagtutulungan ng Ouagadougou (OP), at iba pang stakeholder.

Pagkatapos ng webinar series, ibinahagi namin ang mga presentasyon sa mas malawak na komunidad ng IBP, para makinabang ang iba sa mga session. Isang linggo pagkatapos ng mga webinar, tapos na kami 150 mga view mula sa mga hindi makalahok sa live na kaganapan. Ito pinahintulutan ang mga kalahok na kumonekta sa mga nagtatanghal kung kinakailangan at nagdulot ng interes mula sa mga potensyal na bagong miyembrong organisasyon na humiling na maidagdag sa pandaigdigang komunidad ng pagsasanay ng IBP.

Hindi maiiwasan, nakaharap kami ng ilang hamon sa teknolohiya at koneksyon kabilang ang hindi matatag na koneksyon sa internet ng mga nagtatanghal na humahantong sa ilang pagkaantala. Gayunpaman, dahil sa maagang paghahanda at mabilis na pag-iisip, naiwasan namin ang anumang pagkagambala habang ang mga kasamahan ay pumasok upang ipakita o i-moderate kung kinakailangan.

Tingnan ang interactive na webinar series sa WHO/HRP Media Channel.

17 Marso:

18 Marso:

19 Marso:

Mag-subscribe sa Trending News!
Pupunta sa Virtual: Mga Tip para sa Pagho-host ng Epektibong Virtual Meeting
Nandita Thatte

IBP Network Lead, World Health Organization

Pinangunahan ni Nandita Thatte ang IBP Network na matatagpuan sa World Health Organization sa Department of Sexual and Reproductive Health and Research. Kasama sa kanyang kasalukuyang portfolio ang pag-institutionalize ng papel ng IBP upang suportahan ang pagpapakalat at paggamit ng mga interbensyon at alituntunin na nakabatay sa ebidensya, upang palakasin ang mga ugnayan sa pagitan ng mga kasosyong nakabase sa larangan ng IBP at mga mananaliksik ng WHO upang ipaalam ang mga agenda sa pagsasaliksik sa pagpapatupad at pagyamanin ang pakikipagtulungan sa pagitan ng 80+ Mga organisasyong kasapi ng IBP. Bago sumali sa WHO, Si Nandita ay isang Senior Advisor sa Office of Population and Reproductive Health sa USAID kung saan siya nagdisenyo, pinamamahalaan, at nasuri ang mga programa sa West Africa, Haiti at Mozambique. Si Nandita ay mayroong MPH mula sa Johns Hopkins School of Public Health at isang DrPH sa Prevention at Community Health mula sa George Washington University School of Public Health.

Ados Velez May

Senior Technical Advisor, IBP, World Health Org

Si Ados ay isang Senior Technical Advisor sa IBP Network Secretariat. Sa papel na iyon, Nagbibigay ang Ados ng teknikal na pamumuno na nakikipag-ugnayan sa mga organisasyong miyembro ng network sa iba't ibang isyu tulad ng pagdodokumento ng mga epektibong kasanayan sa pagpaplano ng pamilya, pagpapakalat ng mga kasanayang may mataas na epekto (HIPs), at pamamahala ng kaalaman. Bago ang IBP, Ang Ados ay nakabase sa Johannesburg, bilang isang regional advisor para sa International HIV/AIDS Alliance, pagsuporta sa ilang mga miyembrong organisasyon sa Southern Africa. Tapos na siya 20 taon ng karanasan sa internasyonal na disenyo ng programa sa kalusugan ng publiko, Tulong teknikal, pamamahala, at pagbuo ng kapasidad, nakatutok sa HIV/AIDS at Reproductive Health.

Åsa Cuzin

Ang Åsa Cuzin ay may higit sa 20 taon ng karanasan sa loob ng Kagawaran ng Sexual at Reproductive Health at Pananaliksik ng WHO, kung saan una siyang nagtrabaho upang bumuo ng WHO Reproductive Health Library (RHL), pagsasagawa ng mga workshop sa Paggawa ng Desisyon na Nakabatay sa Katibayan sa Reproductive Health, ang Inisyatiba ng Pagpapatupad ng Pinakamahuhusay na Kasanayan, mga aktibidad sa pagbuo ng kapasidad ng bansa, kasangkot sa pagpapatupad at mga proyektong pananaliksik sa pagpapatakbo sa pagpaplano ng pamilya pagkatapos ng panganganak. Nag-aral siya ng sikolohiya sa France at may hawak na postgraduate diploma sa pampublikong kalusugan mula sa Unibersidad sa Geneva, Switzerland at isang Diploma sa Mga Karapatang Pantao. Siya rin ay may hawak na mga sertipiko sa patuloy na pagsasanay sa pakikipag-ayos para sa hindi pagkakasundo at paglutas ng hindi pagkakaunawaan at mga internasyonal na negosasyon mula sa The Graduate Institute, Geneva, Switzerland.

22.5K mga pananaw
Ibahagi sa pamamagitan ng
Kopyahin ang link
Pinatatakbo ng Social Snap