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Conseils pour organiser une réunion hybride en ligne et en personne


En mars de 2020 de nombreux professionnels se tournent de plus en plus vers des solutions virtuelles pour rencontrer leurs collègues, en raison de la pandémie de COVID-19. Comme c'était un nouveau changement pour la plupart d'entre nous, le réseau OMS/IBP a publié Devenir virtuel: Conseils pour organiser une réunion virtuelle efficace.

Alors que la pandémie de COVID-19 nous a montré la puissance et l'importance des réunions virtuelles pour poursuivre notre travail essentiel, cela nous a également rappelé à quel point les interactions en face à face sont importantes pour le réseautage et l'établissement de relations. Maintenant que les réunions virtuelles font désormais partie intégrante de notre travail, beaucoup se sont concentrés sur l'organisation de réunions hybrides, où certaines personnes participent en personne et d'autres à distance. Dans ce poste, nous explorons les avantages et les défis de l'organisation d'une réunion hybride ainsi que nos conseils pour organiser une réunion hybride efficace.

Avantages et défis de l'organisation d'une réunion hybride

Organiser une réunion hybride efficace nécessite de la prévoyance et une planification minutieuse par les hôtes, plus encore que de planifier une réunion entièrement virtuelle ou entièrement en personne. Certains diront que c'est le double du travail depuis, en substance, les organisateurs d'événements doivent penser à la fois à la participation virtuelle et en personne. Cela peut nécessiter des coûts supplémentaires et du temps de personnel pour la planification et la mise en œuvre.

Il peut être difficile de répondre aux besoins de deux types de publics différents. Cela inclut la gestion des problèmes de connexion et la prise en compte des questions et contributions des participants distants. Si ces aspects ne sont pas réfléchis, il y a un risque que l'accent de la réunion se déplace du contenu vers la logistique technique. Cela a un impact négatif sur l'expérience de chacun. finalement, pour les participants virtuels, les réunions hybrides peuvent limiter la capacité de réseautage informel (comme pendant les pauses-café entre les sessions). Connexion personnelle avec des participants virtuels, qui stimule souvent la collaboration et l'innovation, est également entravé.

Malgré la préparation supplémentaire, les réunions hybrides offrent une multitude d'opportunités. Par exemple, plus de participants peuvent être disponibles pour assister à la réunion étant donné qu'il y a moins de coûts associés, comprenant:

  • Déplacement vers/depuis le lieu.
  • Paiement des indemnités journalières.
  • Coûts de la technologie en personne.

En plus d'atteindre un public plus large en général, l'organisation d'une réunion hybride peut permettre un ensemble plus large d'expériences ou de perspectives, avec des personnes de diverses zones géographiques potentiellement présentes.

La première étape de l'organisation d'une réunion hybride consiste à décider si l'hybride est le bon format pour votre réunion. Certaines réunions peuvent bénéficier de toutes les présences en personne ou de tous participation virtuelle. Nous vous recommandons de sélectionner le format en fonction des objectifs de la réunion et des participants attendus. Soyez réaliste quant à ce qu'il sera possible d'accomplir avec le format sélectionné.

Si vous avez décidé d'organiser une réunion hybride, nous vous recommandons de mettre en œuvre les pratiques suivantes avant, pendant, et après la séance.

Conseils pour organiser une réunion hybride

Avant

Réfléchissez bien à l'heure et à la date de la réunion

un gros plan d'un calendrierTenez compte des différents fuseaux horaires où les participants seront présents à partir de. Gardez à l'esprit qu'une réunion hybride peut signifier que certains participants peuvent assister en dehors des heures normales de travail. Cela inclut les jours qui peuvent ne pas être idéaux pour eux compte tenu des vacances nationales ou culturelles. Essayez de sélectionner le moment le plus pratique pour autant de participants que possible. Nous vous recommandons d'utiliser un outil tel que Planificateur de réunion de l'horloge mondiale pour visualiser et sélectionner l'heure la plus pratique à travers les fuseaux horaires et les régions.

Tenir compte de la bande passante Internet des participants

Fournir une allocation Internet pour ceux qui se joignent à distance, si possible. Les réunions virtuelles nécessitent une connexion Internet solide et stable pour que les participants puissent participer pleinement et bénéficier du contenu partagé. Une allocation Internet aidera les participants virtuels à utiliser leurs caméras Web pour s'engager pleinement avec les autres et participer aux discussions sans se laisser tomber. Il s'agit d'une considération particulièrement importante si les participants doivent se joindre en dehors des heures normales de travail lorsqu'ils ne sont peut-être pas dans leur bureau..

Partagez les mêmes informations de base avec tous les participants

Cela peut inclure la création d'une version en ligne de l'ordre du jour et des feuilles de travail qui seront physiquement distribuées lors de la réunion. Idéalement, partager toutes les mêmes informations et ressources avec les participants avant le début de la réunion afin que tout le monde ait les mêmes informations de base.

Fournir des instructions claires et faciles à comprendre

Indiquez aux participants distants comment se connecter à la réunion pour éviter les arrivées tardives.

Identifier clairement les rôles avant la réunion, y compris l'identification d'un défenseur des participants à distance en personne

un graphique de 10 figures humaines. Tous sont de couleur noire sauf un, qui est rougeCela garantira que les participants virtuels sont pleinement en mesure de participer. Les responsabilités de l'avocat doivent inclure le fait d'informer l'animateur en personne si un participant à distance a levé la main ou s'il a ajouté un commentaire au chat. Il est courant que les discussions se déroulent naturellement entre les participants en personne. À moins qu'il y ait une modération prudente des participants à distance’ participation, leurs contributions peuvent être oubliées par inadvertance. en plus, quelqu'un devrait être chargé de gérer et de répondre à tout problème technique ou de connexion entre les participants distants.

Mettre en place un système de jumelage

Jumeler un participant à distance avec un participant en personne avant le début de l'événement. Faites savoir à chaque personne qui est son copain avant le début de l'événement. Encouragez-les à échanger des informations pour s'assurer qu'ils ont un moyen de communiquer en privé les uns avec les autres pendant la réunion. Ceci est pratique au cas où le participant à distance aurait besoin d'une assistance technique ou d'une assistance "en salle".. Par exemple, le copain en personne peut ajouter un post-it sur un mur de remue-méninges pour le participant à distance, ou peut-être que le participant à distance a besoin que le participant en personne répète ce que l'animateur a dit.

Réfléchissez à chaque activité

une ampoule allumée sur un fond sombreDiscutez de la manière dont les participants en personne devront interagir avec les participants à distance pendant chaque activité. Par exemple, si vous organisez des salles de sous-commission, les participants virtuels seront-ils dans une salle de sous-commission séparée tandis que les participants en personne seront dans une autre salle de sous-commission? Les éruptions seront-elles mélangées?

Créer un document "au fil de l'émission"

Partagez-le avec le personnel de l'événement avant la réunion. Le document doit clairement articuler les rôles de chaque personne impliquée et ce qui doit se passer à quel moment tout au long de l'événement.

Durant

Assurez-vous que tous les participants peuvent se voir

  • Les participants à distance doivent pouvoir voir les participants en personne. Cela nécessitera probablement une caméra/un ordinateur portable supplémentaire installé à l'avant de la salle pour permettre aux participants à distance de voir les participants en personne. Même s'ils ne peuvent pas voir leurs visages, voir la salle aidera les participants à distance à participer pleinement à la réunion et à se sentir inclus. Si ce n'est pas possible, l'hôte doit partager un résumé de toutes les personnes présentes (à distance et en personne) au début de l'événement.
  • Les participants en personne doivent pouvoir voir les participants à distance. Nous recommandons d'avoir deux grands écrans à l'avant de la salle, un pour afficher la présentation (qui sera également partagé en écran avec les participants distants) et un autre écran pour afficher les visages de ceux participer virtuellement. Cela servira de rappel visuel qu'il y a des participants à distance et rendra leur présence et leur participation à la réunion plus inclusives.

Rappelez à chacun de dire son nom avant de parler

Cela aidera les participants à distance et en personne à suivre la conversation dans le cas où ils ne peuvent pas voir la personne qui parle.

Les participants distants doivent avoir la possibilité de se couper et de se couper

Cela leur permettra de participer pleinement aux discussions. toutefois, l'hôte doit également avoir la possibilité de désactiver les participants distants si nécessaire.

Utilisez des outils accessibles à tous

Par exemple, si vous faites une activité de remue-méninges interactive, que tout le monde utilise des logiciels virtuels comme Mural ou Post-its virtuels dans les diapositives Google. Il est préférable que les participants en personne utilisent des post-its physiques que les participants à distance ne pourront pas lire. toutefois, cela signifie que les participants en personne devraient également avoir des ordinateurs à leur disposition.

Après

Suivi avec les participants

Après la séance, remercier ceux qui se sont joints et partager l'enregistrement de la réunion, les diapositives, et/ou un récapitulatif de ce qui a été discuté. Si possible, fournir une attestation de participation.

Évaluer la réunion

Alors que nous nous aventurons tous à organiser plus souvent des réunions hybrides, nous vous recommandons de profiter de cette occasion pour apprendre de ces événements. Faire circuler une évaluation post-réunion pour recueillir des commentaires sur ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine réunion hybride.

Partagez vos leçons apprises et des conseils pour organiser une réunion hybride

Un ordinateur portable avec un écran bleu. Des dizaines d'enveloppes illustrées s'en éparpillent. Nous pouvons tous apprendre de ces expériences pour mettre en place des réunions efficientes et efficaces pour renforcer notre travail en matière de planification familiale et de santé reproductive.

Vous souhaitez plus d'informations sur l'animation à distance? Explore le Collecte d'informations sur la PF.

Ados Velez mai

Conseiller technique principal, IBP, Organisation mondiale de la santé

Ados est conseiller technique principal au secrétariat du réseau IBP. Dans ce rôle, Ados fournit un leadership technique engageant les organisations membres du réseau sur une variété de questions telles que la documentation des pratiques efficaces en matière de planification familiale, diffusion de pratiques à fort impact (Les hanches), et gestion des connaissances. Avant l'IBP, Ados était basé à Johannesburg, en tant que conseiller régional pour l'Alliance internationale contre le VIH/sida, soutenir un certain nombre d'organisations membres en Afrique australe. Il a plus 20 années d'expérience dans la conception de programmes internationaux de santé publique, assistance technique, la gestion, et renforcement des capacités, se concentrant sur le VIH/SIDA et la santé reproductive.

Nandita Thatte

Responsable du réseau IBP, Organisation Mondiale de la Santé

Nandita Thatte dirige le réseau IBP hébergé à l'Organisation mondiale de la santé au sein du Département de la santé et de la recherche sexuelles et génésiques. Son portefeuille actuel comprend l'institutionnalisation du rôle de l'IBP pour soutenir la diffusion et l'utilisation d'interventions et de lignes directrices fondées sur des données probantes., renforcer les liens entre les partenaires de terrain de l'IBP et les chercheurs de l'OMS pour éclairer les programmes de recherche sur la mise en œuvre et favoriser la collaboration entre les 80+ Organisations membres de l'IBP. Avant de rejoindre l'OMS, Nandita était conseillère principale au Bureau de la population et de la santé reproductive de l'USAID où elle a conçu, géré, et évalué des programmes en Afrique de l'Ouest, Haïti et Mozambique. Nandita est titulaire d'un MPH de la Johns Hopkins School of Public Health et d'un DrPH en prévention et santé communautaire de la George Washington University School of Public Health.

Carolin Ekman

Communication et gestion des connaissances, Réseau IBP

Carolin Ekman travaille pour le Secrétariat du Réseau IBP, où elle se concentre principalement sur la communication, réseaux sociaux et gestion des connaissances. Elle a dirigé le développement de la plateforme communautaire IBP; gère le contenu pour le réseau; et est impliqué dans divers projets liés à la narration, stratégie et rebranding d'IBP. Avec 12 ans dans l'ensemble du système des Nations Unies, ONG et secteur privé, Carolin a une compréhension multidisciplinaire de la SDSR et de son impact plus large sur le bien-être et le développement durable. Son expérience s'étend aux communications externes/internes; plaidoyer; Partenariats public-privé; la responsabilité des entreprises; et M&E. Les domaines d'intervention comprennent la planification familiale; santé des adolescents; les normes sociales; MGF; le mariage d'enfants; et violence basée sur l'honneur. Carolin est titulaire d'une maîtrise en technologie des médias/journalisme du Royal Institute of Technology, Suède, ainsi qu'un MSc en marketing de l'Université de Stockholm, Suède, et a également étudié les droits de l'homme, développement et RSE en Australie et en Suisse.

Anne Ballard Sara, MPH

Agent principal de programme, Centre Johns Hopkins pour les programmes de communication

Anne Ballard Sara est chargée de programme II au Johns Hopkins Center for Communication Programs, où elle soutient les activités de recherche en gestion des connaissances, programmes de terrain, et communications. Son expérience en santé publique comprend la communication pour le changement de comportement, planning familial, autonomisation des femmes, et recherche. Anne a été bénévole en santé au sein du Peace Corps au Guatemala et détient une maîtrise en santé publique de l'Université George Washington..

Sarah V. Harlan

Chef d'équipe des partenariats, Knowledge SUCCESS, Centre Johns Hopkins pour les programmes de communication

Sarah V. Harlan, MPH, est un champion de la santé reproductive mondiale et de la planification familiale depuis près de deux décennies. Elle est actuellement responsable de l'équipe des partenariats pour le projet Knowledge SUCCESS au Johns Hopkins Center for Communication Programs. Ses intérêts techniques particuliers incluent la population, Santé, et Environnement (PHE) et améliorer l'accès aux méthodes contraceptives à action prolongée. Elle est co-fondatrice de l'initiative de narration Family Planning Voices (2015-2020) et dirige le podcast Inside the FP Story. Elle est également co-auteur de plusieurs guides pratiques, y compris Bâtir de meilleurs programmes: Un guide étape par étape sur l'utilisation de la gestion des connaissances en santé mondiale.

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