تلاش کرنے کے لیے ٹائپ کریں۔

فوری پڑھیں پڑھنے کا وقت: 6 منٹ

ہائبرڈ آن لائن اور ذاتی ملاقات کی میزبانی کے لیے نکات


کے مارچ میں 2020 بہت سے پیشہ ور ساتھیوں سے ملنے کے لیے ورچوئل حلوں کی طرف بڑھ رہے ہیں۔, COVID-19 وبائی مرض کی وجہ سے. جیسا کہ ہم میں سے اکثر کے لیے یہ ایک نئی تبدیلی تھی۔, WHO/IBP نیٹ ورک نے شائع کیا۔ ورچوئل جا رہا ہے۔: ایک مؤثر ورچوئل میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات.

جبکہ COVID-19 وبائی مرض نے ہمیں اپنے ضروری کام کو جاری رکھنے کے لیے ورچوئل میٹنگز کی طاقت اور اہمیت دکھائی, اس نے ہمیں یہ بھی یاد دلایا کہ نیٹ ورکنگ اور تعلقات کی تعمیر کے لیے آمنے سامنے کی بات چیت کتنی اہم ہے۔. اب جب کہ ورچوئل ملاقاتیں ہمارے کام کا معمول کا حصہ بن چکی ہیں۔, بہت سے لوگوں نے اپنی توجہ ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی پر مرکوز کر دی ہے۔, جہاں کچھ لوگ ذاتی طور پر حصہ لے رہے ہیں اور کچھ دور سے شامل ہو رہے ہیں۔. اس پوسٹ میں, ہم ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے فوائد اور چیلنجز کے ساتھ ساتھ ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے اپنی تجاویز کا بھی جائزہ لیتے ہیں۔.

ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے فوائد اور چیلنجز

ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے پیشن گوئی کی ضرورت ہوتی ہے۔ محتاط منصوبہ بندی میزبانوں کی طرف سے - مکمل طور پر ورچوئل یا مکمل طور پر ذاتی ملاقات کی منصوبہ بندی کرنے سے بھی زیادہ. کچھ کہہ سکتے ہیں کہ یہ اس کے بعد سے دوگنا کام ہے۔, جوہر میں, ایونٹ کے منتظمین کو ورچوئل اور ذاتی طور پر دونوں طرح کی شرکت کے ذریعے سوچنے کی ضرورت ہے۔. اس کے لیے منصوبہ بندی اور عمل درآمد کے لیے اضافی اخراجات اور عملے کا وقت درکار ہو سکتا ہے۔.

دو مختلف قسم کے سامعین کی ضروریات کو پورا کرنا ایک چیلنج ہو سکتا ہے۔. اس میں کنکشن کے مسائل سے نمٹنا اور اس بات کو یقینی بنانا شامل ہے کہ دور دراز کے شرکاء کے سوالات اور تعاون کو مدنظر رکھا گیا ہے۔. اگر ان پہلوؤں پر غور نہ کیا جائے۔, اس بات کا خطرہ ہے کہ میٹنگ کی توجہ مواد سے ٹیکنیکل لاجسٹکس کی طرف منتقل ہو جائے گی۔. اس سے ہر ایک کے تجربے پر منفی اثر پڑتا ہے۔. آخر میں, ورچوئل شرکاء کے لیے, ہائبرڈ میٹنگز غیر رسمی نیٹ ورکنگ کی صلاحیت کو محدود کر سکتی ہیں۔ (جیسے سیشن کے درمیان کافی وقفے کے دوران). ورچوئل شرکاء کے ساتھ ذاتی طور پر جڑنا, جو اکثر تعاون اور جدت کو فروغ دیتا ہے۔, بھی رکاوٹ ہے.

اضافی تیاری کے باوجود, ہائبرڈ ملاقاتیں بہت سارے مواقع پیش کرتی ہیں۔. مثال کے طور پر, زیادہ شرکاء میٹنگ میں شرکت کے لیے دستیاب ہو سکتے ہیں کیونکہ متعلقہ اخراجات کم ہیں۔, سمیت:

  • پنڈال تک / سے سفر کرنا.
  • فی ڈیمز ادائیگی.
  • ذاتی طور پر ٹیکنالوجی کے اخراجات.

عام طور پر زیادہ سامعین تک پہنچنے کے علاوہ, ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی تجربات یا نقطہ نظر کے وسیع تر سیٹ کی اجازت دے سکتی ہے۔, ممکنہ طور پر مختلف جغرافیوں کے لوگوں کے ساتھ.

ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کا پہلا قدم یہ فیصلہ کرنا ہے کہ آیا ہائبرڈ آپ کی میٹنگ کے لیے صحیح فارمیٹ ہے. کچھ ملاقاتیں ذاتی طور پر یا تمام حاضری سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔ مجازی شرکت. ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ میٹنگ کے مقاصد اور متوقع شرکاء کی بنیاد پر فارمیٹ کا انتخاب کریں۔. اس بارے میں حقیقت پسند بنیں کہ منتخب کردہ فارمیٹ کے ساتھ کیا حاصل کرنا ممکن ہوگا۔.

اگر آپ نے ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا فیصلہ کیا ہے۔, ہم اس سے پہلے مندرجہ ذیل طریقوں کو لاگو کرنے کی سفارش کرتے ہیں۔, دوران, اور سیشن کے بعد.

ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات

اس سے پہلے

غور سے غور کریں کہ میٹنگ کس وقت اور تاریخ کو ہو گی۔

ایک کیلنڈر کا قریبی اپمختلف ٹائم زونز کو مدنظر رکھیں جہاں سے شرکاء شرکت کریں گے۔. ذہن میں رکھیں کہ ہائبرڈ میٹنگ کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ کچھ شرکاء عام کام کے اوقات سے باہر شرکت کر رہے ہوں۔. اس میں وہ دن شامل ہیں جو قومی یا ثقافتی تعطیلات کے پیش نظر ان کے لیے موزوں نہیں ہو سکتے. زیادہ سے زیادہ شرکاء کے لیے سب سے آسان وقت منتخب کرنے کی کوشش کریں۔. ہم ایک ٹول استعمال کرنے کی تجویز کرتے ہیں جیسے ورلڈ کلاک میٹنگ پلانر ٹائم زونز اور علاقوں میں سب سے زیادہ آسان وقت کا تصور کرنے اور منتخب کرنے کے لیے.

شرکاء کی انٹرنیٹ بینڈوتھ پر غور کریں۔

دور سے شامل ہونے والوں کے لیے انٹرنیٹ وظیفہ فراہم کریں۔, اگر ممکن ہو تو. ورچوئل میٹنگز میں شرکا کے لیے ایک مضبوط اور مستحکم انٹرنیٹ کنکشن کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ مکمل طور پر حصہ لے سکیں اور شیئر کیے جانے والے مواد سے فائدہ اٹھا سکیں. انٹرنیٹ کا وظیفہ ورچوئل شرکاء کو اپنے ویب کیمروں کو دوسروں کے ساتھ مکمل طور پر مشغول ہونے کے لیے استعمال کرنے میں مدد دے گا اور بغیر کسی بات چیت میں شرکت کرے گا۔. یہ ایک خاص طور پر اہم غور ہے اگر شرکاء سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ عام کام کے اوقات سے باہر اس وقت شامل ہوں جب وہ اپنے دفتر میں نہ ہوں.

تمام شرکاء کے ساتھ ایک ہی پس منظر کی معلومات کا اشتراک کریں۔

اس میں ایجنڈا اور ورک شیٹس کا ایک آن لائن ورژن بنانا شامل ہو سکتا ہے جو میٹنگ میں جسمانی طور پر حوالے کیے جائیں گے۔. مثالی طور پر, میٹنگ شروع ہونے سے پہلے شرکاء کے ساتھ ایک جیسی معلومات اور وسائل کا اشتراک کریں تاکہ سب کے پاس ایک جیسی معلومات ہوں۔.

واضح اور سمجھنے میں آسان ہدایات فراہم کریں۔

دور دراز کے شرکاء کو بتائیں کہ میٹنگ میں دیر سے شامل ہونے سے بچنے میں مدد کے لیے کیسے جڑیں۔.

میٹنگ سے پہلے واضح طور پر کرداروں کی شناخت کریں۔, ذاتی طور پر دور دراز کے شریک وکیل کی شناخت کرنا

کا ایک گرافک 10 انسانی اعداد و شمار. سب کا رنگ سیاہ ہے سوائے ایک کے, جو سرخ ہےیہ یقینی بنائے گا کہ ورچوئل حاضرین مکمل طور پر حصہ لینے کے قابل ہیں۔. وکیل کی ذمہ داریوں میں ذاتی طور پر سہولت کار کو یہ بتانا شامل ہونا چاہیے کہ آیا کسی دور دراز کے شریک نے اپنا ہاتھ اٹھایا ہے یا اس نے چیٹ میں کوئی تبصرہ شامل کیا ہے۔. ذاتی طور پر شرکت کرنے والوں کے درمیان گفتگو کا ہونا ایک عام بات ہے۔. جب تک کہ دور دراز کے شرکاء میں محتاط اعتدال نہ ہو۔’ ملوث, ان کے تعاون کو نادانستہ طور پر چھوڑ دیا جا سکتا ہے۔. اس کے علاوہ, کسی کو دور دراز کے شرکاء کے درمیان کسی تکنیکی یا کنکشن کے مسائل سے نمٹنے اور جواب دینے کا کام سونپا جانا چاہئے۔.

دوستی کا نظام نافذ کریں۔

ایونٹ شروع ہونے سے پہلے دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کے ساتھ جوڑیں۔. ایونٹ شروع ہونے سے پہلے ہر فرد کو بتائیں کہ ان کا دوست کون ہے۔. ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ معلومات کا تبادلہ کریں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ ان کے پاس میٹنگ کے دوران ایک دوسرے کے ساتھ نجی طور پر بات چیت کرنے کا طریقہ موجود ہے۔. یہ اس صورت میں کارآمد ہے جب دور دراز کے شریک کو تکنیکی مدد یا "کمرے میں" مدد کی ضرورت ہو۔. مثال کے طور پر, ذاتی طور پر دوست دور دراز کے شریک کے لئے دماغی طوفان کی دیوار میں اس کے بعد کا اضافہ کر سکتا ہے, یا شاید دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کی ضرورت ہے کہ وہ سہولت کار نے کیا کہا.

ہر ایک سرگرمی پر غور کریں۔

تاریک پس منظر کے خلاف ایک روشن روشنی کا بلب سیٹ کیا گیا ہے۔بحث کریں کہ کس طرح ذاتی طور پر شرکاء سے ہر ایک سرگرمی کے دوران دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بات چیت کی توقع کی جائے گی۔. مثال کے طور پر, اگر آپ بریک آؤٹ رومز کی میزبانی کریں گے۔, کیا وہ لوگ عملی طور پر ایک الگ بریک آؤٹ روم میں ہوں گے جب کہ ذاتی طور پر شرکاء دوسرے بریک آؤٹ روم میں ہوں گے? کیا بریک آؤٹ ملایا جائے گا؟?

ایک "رن آف شو" دستاویز بنائیں

میٹنگ سے پہلے ایونٹ کے عملے کے ساتھ اس کا اشتراک کریں۔. دستاویز میں واضح طور پر شامل ہونے والے ہر فرد کے کردار کو بیان کرنا چاہئے اور پورے واقعہ میں کس وقت ہونے کی ضرورت ہے۔.

دوران

یقینی بنائیں کہ تمام شرکاء ایک دوسرے کو دیکھ سکتے ہیں۔

  • دور دراز کے شرکاء کو ذاتی طور پر شرکاء کو دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔. اس کے لیے ممکنہ طور پر کمرے کے سامنے ایک اضافی کیمرہ/لیپ ٹاپ سیٹ اپ کرنے کی ضرورت ہوگی تاکہ دور دراز کے شرکاء کو ذاتی طور پر حاضرین کو دیکھنے کی اجازت دی جا سکے۔. جب کہ وہ اپنا چہرہ نہیں دیکھ سکتے, کمرے کو دیکھنے سے دور دراز کے شرکاء کو میٹنگ میں مکمل طور پر شرکت کرنے اور شامل ہونے کا احساس کرنے میں مدد ملے گی۔. اگر یہ ممکن نہیں ہے۔, میزبان کو حاضری میں موجود ہر ایک کا خلاصہ شیئر کرنا چاہیے۔ (دونوں دور سے اور ذاتی طور پر) تقریب کے آغاز میں.
  • ذاتی طور پر شرکاء کو دور دراز کے شرکاء کو دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔. ہم تجویز کرتے ہیں کہ کمرے کے سامنے دو بڑی اسکرینیں رکھیں — ایک پریزنٹیشن دکھانے کے لیے (جسے دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بھی اسکرین شیئر کیا جائے گا۔) اور ان کے چہروں کو دکھانے کے لیے ایک اور اسکرین عملی طور پر حصہ لے رہا ہے۔. یہ ایک بصری یاد دہانی کے طور پر کام کرے گا کہ دور دراز کے شرکاء موجود ہیں اور میٹنگ میں ان کی موجودگی اور شرکت کو مزید جامع بنائیں گے۔.

بولنے سے پہلے سب کو اپنا نام بتانا یاد دلائیں۔

اس سے دور دراز اور ذاتی طور پر حاضرین کو اس صورت میں گفتگو کی پیروی کرنے میں مدد ملے گی کہ وہ بولنے والے فرد کو نہیں دیکھ سکتے ہیں۔.

دور دراز کے شرکاء کو خود کو خاموش اور خاموش کرنے کی صلاحیت ہونی چاہئے۔

اس سے وہ مکمل طور پر بات چیت میں حصہ لے سکیں گے۔. البتہ, میزبان کے پاس ضرورت پڑنے پر دور دراز کے شرکاء کو خاموش کرنے کی صلاحیت بھی ہونی چاہیے۔.

ایسے اوزار استعمال کریں جن تک ہر کسی کی رسائی ہو۔

مثال کے طور پر, اگر آپ انٹرایکٹو دماغی طوفان کی سرگرمی کر رہے ہیں۔, ہر ایک کو ورچوئل سافٹ ویئر استعمال کرنے کی ضرورت ہے۔ مورل یا گوگل سلائیڈز میں ورچوئل پوسٹ. یہ ذاتی طور پر شرکاء کے جسمانی پوسٹ کا استعمال کرنے سے بہتر ہے جسے دور دراز کے شرکاء پڑھ نہیں سکیں گے۔. البتہ, اس کا مطلب یہ ہے کہ ذاتی طور پر حاضرین کو بھی کمپیوٹر دستیاب ہونے کی ضرورت ہوگی۔.

کے بعد

شرکاء کے ساتھ فالو اپ

سیشن کے بعد, ان لوگوں کا شکریہ جنہوں نے شرکت کی اور میٹنگ کی ریکارڈنگ کا اشتراک کیا۔, سلائیڈیں, اور/یا جس پر بات کی گئی اس کا خلاصہ. اگر ممکن ہو تو, شرکت کا سرٹیفکیٹ فراہم کریں.

میٹنگ کا اندازہ لگائیں۔

جیسا کہ ہم سب زیادہ کثرت سے ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی کرنے کا ارادہ کرتے ہیں۔, ہم ان واقعات سے سیکھنے کے لیے اس موقع کو لینے کی تجویز کرتے ہیں۔. کیا اچھا رہا اور اگلی ہائبرڈ میٹنگ کے لیے کیا بہتر کیا جا سکتا ہے اس پر ان پٹ جمع کرنے کے لیے میٹنگ کے بعد کی تشخیص کو سرکیوٹ کریں.

اپنے سیکھے ہوئے اسباق اور ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے تجاویز کا اشتراک کریں۔

نیلی اسکرین والا لیپ ٹاپ. اس سے درجنوں مثالی لفافے بکھرتے ہیں۔. ہم سب ان تجربات سے سیکھ سکتے ہیں تاکہ خاندانی منصوبہ بندی اور تولیدی صحت میں اپنے کام کو مضبوط بنانے کے لیے موثر اور موثر میٹنگز کو لاگو کیا جا سکے۔.

ریموٹ سہولت کے بارے میں مزید معلومات چاہتے ہیں۔? دریافت کریں۔ FP بصیرت کا مجموعہ.

ادوس ویلز مئی

سینئر ٹیکنیکل ایڈوائزر, آئی بی پی, ورلڈ ہیلتھ آرگنائزیشن

ایڈوس IBP نیٹ ورک سیکرٹریٹ میں سینئر ٹیکنیکل ایڈوائزر ہیں۔. اس کردار میں, ایڈوس تکنیکی قیادت فراہم کرتا ہے جو نیٹ ورک کی رکن تنظیموں کو متعدد مسائل پر مشغول کرتا ہے جیسے خاندانی منصوبہ بندی میں موثر طریقوں کی دستاویز کرنا, اعلی اثر والے طریقوں کا پھیلاؤ (HIPs), اور علم کا انتظام. آئی بی پی سے پہلے, ادوس جوہانسبرگ میں مقیم تھا۔, بین الاقوامی HIV/AIDS الائنس کے علاقائی مشیر کے طور پر, جنوبی افریقہ میں متعدد ممبر تنظیموں کی حمایت کرنا. وہ ختم ہو چکا ہے۔ 20 بین الاقوامی صحت عامہ کے پروگرام کے ڈیزائن میں سالوں کا تجربہ, تکنیکی معاونت, انتظام, اور صلاحیت کی تعمیر, ایچ آئی وی/ایڈز اور تولیدی صحت پر توجہ مرکوز کرنا.

نندیتا تھٹے

آئی بی پی نیٹ ورک لیڈ, عالمی ادارہ صحت

نندیتا تھٹے جنسی اور تولیدی صحت اور تحقیق کے شعبہ میں عالمی ادارہ صحت میں واقع IBP نیٹ ورک کی قیادت کرتی ہیں۔. اس کے موجودہ پورٹ فولیو میں ثبوت پر مبنی مداخلتوں اور رہنما خطوط کے پھیلاؤ اور استعمال میں مدد کے لیے IBP کے کردار کو ادارہ جاتی بنانا شامل ہے۔, آئی بی پی کے فیلڈ پر مبنی شراکت داروں اور ڈبلیو ایچ او کے محققین کے درمیان روابط کو مضبوط بنانے کے لیے عمل درآمد کے تحقیقی ایجنڈوں سے آگاہ کرنا اور باہمی تعاون کو فروغ دینا 80+ آئی بی پی کی رکن تنظیمیں۔. ڈبلیو ایچ او میں شامل ہونے سے پہلے, نندیتا یو ایس ایڈ میں آفس آف پاپولیشن اینڈ ری پروڈکٹیو ہیلتھ میں سینئر ایڈوائزر تھیں جہاں انہوں نے ڈیزائن کیا تھا۔, منظم, اور مغربی افریقہ میں پروگراموں کا جائزہ لیا۔, ہیٹی اور موزمبیق. نندیتا نے جانز ہاپکنز اسکول آف پبلک ہیلتھ سے ایم پی ایچ اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی اسکول آف پبلک ہیلتھ سے روک تھام اور کمیونٹی ہیلتھ میں ڈاکٹر پی ایچ کی ڈگری حاصل کی ہے۔.

کیرولن ایکمین

مواصلات اور علم کا انتظام, آئی بی پی نیٹ ورک

کیرولن ایکمین IBP نیٹ ورک سیکرٹریٹ کے لیے کام کرتی ہیں۔, جہاں اس کی بنیادی توجہ مواصلات پر ہے۔, سوشل میڈیا اور علم کا انتظام. وہ IBP کمیونٹی پلیٹ فارم کی ترقی کی رہنمائی کر رہی ہیں۔; نیٹ ورک کے لیے مواد کا انتظام کرتا ہے۔; اور کہانی سنانے سے متعلق مختلف منصوبوں میں شامل ہے۔, IBP کی حکمت عملی اور ری برانڈنگ. کے ساتھ 12 اقوام متحدہ کے نظام بھر میں سال, این جی اوز اور پرائیویٹ سیکٹر, کیرولن SRHR کے بارے میں کثیر الثباتی تفہیم رکھتی ہے اور اس کا فلاح و بہبود اور پائیدار ترقی پر وسیع اثر ہے۔. اس کا تجربہ بیرونی/اندرونی مواصلات تک پھیلا ہوا ہے۔; وکالت; پبلک/پرائیویٹ پارٹنرشپ; کارپوریٹ ذمہ داری; اور ایم&ای. فوکس ایریاز میں فیملی پلاننگ شامل ہے۔; نوعمر صحت; سماجی معیار; ایف جی ایم; بچپن کی شادی; اور غیرت پر مبنی تشدد. کیرولن نے رائل انسٹی ٹیوٹ آف ٹیکنالوجی سے میڈیا ٹیکنالوجی/صحافت میں ایم ایس سی کی ڈگری حاصل کی۔, سویڈن, نیز اسٹاک ہوم یونیورسٹی سے مارکیٹنگ میں ایم ایس سی, سویڈن, اور انسانی حقوق کا مطالعہ بھی کیا ہے۔, آسٹریلیا اور سوئٹزرلینڈ میں ترقی اور CSR.

این بیلارڈ سارہ, ایم پی ایچ

سینئر پروگرام آفیسر, جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز

این بیلارڈ سارہ جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز میں پروگرام آفیسر II ہیں۔, جہاں وہ نالج مینجمنٹ ریسرچ سرگرمیوں کی حمایت کرتی ہے۔, فیلڈ پروگرام, اور مواصلات. صحت عامہ میں اس کے پس منظر میں رویے میں تبدیلی کی بات چیت شامل ہے۔, خاندانی منصوبہ بندی, خواتین کو بااختیار بنانا, اور تحقیق. این نے گوئٹے مالا میں پیس کور میں ہیلتھ رضاکار کے طور پر کام کیا اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی سے پبلک ہیلتھ میں ماسٹر کیا.

سارہ وی. ہارلان

پارٹنرشپس ٹیم لیڈ, علم کی کامیابی, جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز

سارہ وی. ہارلان, ایم پی ایچ, تقریباً دو دہائیوں سے عالمی تولیدی صحت اور خاندانی منصوبہ بندی کا چیمپئن رہا ہے۔. وہ فی الحال جانز ہاپکنز سنٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز میں نالج SUCCESS پروجیکٹ کے لیے پارٹنرشپ ٹیم لیڈ ہیں۔. اس کی خاص تکنیکی دلچسپیوں میں آبادی شامل ہے۔, صحت, اور ماحولیات (پی ایچ ای) اور طویل مدتی مانع حمل طریقوں تک رسائی میں اضافہ. وہ فیملی پلاننگ وائسز کہانی سنانے کے اقدام کی شریک بانی ہیں۔ (2015-2020) اور FP اسٹوری پوڈ کاسٹ کے اندر کی قیادت کرتا ہے۔. وہ کئی گائیڈز کی شریک مصنف بھی ہیں۔, بہتر پروگراموں کی تعمیر سمیت: عالمی صحت میں نالج مینجمنٹ کو استعمال کرنے کے لیے ایک مرحلہ وار گائیڈ.

32.6کے مناظر
کے ذریعے شیئر کریں۔
لنک کاپی کریں۔