تلاش کرنے کے لیے ٹائپ کریں۔

فوری پڑھیں پڑھنے کا وقت: 6 منٹ

ہائبرڈ آن لائن اور ذاتی ملاقات کی میزبانی کے لیے نکات

کے مارچ میں 2020 بہت سے پیشہ ور ساتھیوں سے ملنے کے لیے ورچوئل حلوں کی طرف بڑھ رہے ہیں۔, COVID-19 وبائی مرض کی وجہ سے. جیسا کہ ہم میں سے اکثر کے لیے یہ ایک نئی تبدیلی تھی۔, the WHO/IBP Network published ورچوئل جا رہا ہے۔: ایک مؤثر ورچوئل میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات.

While the COVID-19 pandemic showed us the power and importance of virtual meetings to continue our essential work, it also reminded us how important face-to-face interactions are for networking and relationship building. Now that virtual meetings have become a routine part of our work, many have shifted their focus to hosting hybrid meetings, where some people are participating in-person and some join remotely. In this post, we explore the benefits and challenges of hosting a hybrid meeting as well as our tips for hosting an effective hybrid meeting.

Benefits and Challenges of Hosting a Hybrid Meeting

Hosting an effective hybrid meeting requires forethought and careful planning by the hosts—even more so than planning a completely virtual or an entirely in-person meeting. Some may say it’s double the work since, in essence, event organizers need to think through both virtual and in-person participation. This can require additional costs and staff time for planning and implementation.

It can be a challenge to accommodate the needs of two different types of audiences. This includes handling connection issues and making sure questions and contributions of remote participants are taken into consideration. If these aspects are not thought through, there is a risk that the focus of the meeting will shift from the content to the technical logistics. That negatively impacts the experience for everyone. آخر میں, for virtual participants, hybrid meetings may limit the ability for informal networking (such as during coffee breaks in between sessions). Personally connecting with virtual participants, which often spurs collaboration and innovation, is also hampered.

Despite the additional preparation, hybrid meetings offer a wealth of opportunities. مثال کے طور پر, more participants may be available to attend the meeting given there are fewer associated costs, سمیت:

  • Traveling to/from the venue.
  • Paying per diems.
  • In-person technology costs.

Aside from reaching a larger audience in general, hosting a hybrid meeting may allow for a broader set of experiences or perspectives, with people from various geographies potentially in attendance.

The first step in hosting a hybrid meeting is deciding if hybrid is the right format for your meeting. Some meetings may benefit from all in-person attendance or all virtual participation. We recommend that you select the format based on the objectives of the meeting and the expected attendees. Be realistic about what will be feasible to achieve with the format selected.

If you’ve decided to host a hybrid meeting, we recommend implementing the following practices before, during, and after the session.

Tips for Hosting a Hybrid Meeting

Before

Carefully consider what time and date the meeting will be held

a close up of a calendarTake into consideration the different time zones where participants will be attending from. Keep in mind that a hybrid meeting may mean some attendees may be attending outside of normal work hours. This includes days that may not be ideal for them given national or cultural holidays. Try to select the most convenient time for as many participants as possible. We recommend using a tool such as the World Clock Meeting Planner to visualize and select the most convenient time across time zones and regions.

Consider internet bandwidth of participants

Provide an internet stipend for those joining remotely, if possible. Virtual meetings require a strong and stable internet connection for participants to fully participate and benefit from the content being shared. An internet stipend will support virtual participants to use their web cameras to fully engage with others and participate in discussions without dropping off. This is an especially important consideration if participants are expected to join outside of normal work hours when they may not be in their office.

Share the same background information with all participants

This may include creating an online version of the agenda and worksheets that will be physically handed out at the meeting. Ideally, share all of the same information and resources with participants before the meeting begins so everyone has the same background information.

Provide clear and easy-to-understand instructions

Tell remote participants how to connect to the meeting to help avoid late joiners.

Clearly identify roles before the meeting, including identifying an in-person remote participant advocate

a graphic of 10 human figures. All are the color black except for one, which is redThis will ensure virtual attendees are fully able to participate. The advocate’s responsibilities should include letting the in-person facilitator know if a remote participant has their hand raised or if they’ve added a comment to the chat. It’s common for discussions to naturally flow among in-person participants. Unless there is careful moderation of remote participantsinvolvement, their contributions may be inadvertently left out. اس کے علاوہ, someone should be tasked with handling and responding to any technical or connection issues among remote participants.

Implement a buddy system

Pair a remote participant with an in-person participant before the event begins. Let each individual know who their buddy is before the event begins. Encourage them to exchange information to ensure they have a way to communicate privately with one another during the meeting. This is handy in case the remote participant needs technical support or “in-room” support. مثال کے طور پر, the in-person buddy may add a post-it to a brainstorm wall for the remote participant, or perhaps the remote participant needs the in-person participant to repeat what the facilitator said.

Think through each activity

an illuminated light bulb set against a dark backgroundDiscuss how in-person participants will be expected to interact with remote participants during each activity. مثال کے طور پر, if you will be hosting breakout rooms, will those participating virtually be in a separate breakout room while in-person participants are in another breakout room? Will the breakouts be mixed?

Create a “run of show” document

Share it with the event staff prior to the meeting. The document should clearly articulate the roles of each individual involved and what needs to happen at what time throughout the event.

During

Ensure that all participants can see one another

  • Remote participants should be able to see the in-person participants. This will likely require an additional camera/laptop set up at the front of the room to allow remote participants to see the in-person attendees. While they may not be able to see their faces, seeing the room will help remote participants fully participate in the meeting and feel included. If this is not possible, the host should share a summary of everyone in attendance (both remotely and in-person) at the beginning of the event.
  • In-person participants should be able to see the remote participants. We recommend having two large screens at the front of the room—one to display the presentation (that will also be screen-shared with the remote participants) and another screen to display the faces of those participating virtually. This will serve as a visual reminder that there are remote participants and make their presence and participation in the meeting more inclusive.

Remind everyone to state their name before speaking

This will help remote and in-person attendees follow the conversation in the event that they cannot see the individual who is speaking.

Remote participants should have the ability to mute and unmute themselves

This will allow them to fully participate in the discussions. البتہ, the host should also have the ability to mute remote participants if needed.

Use tools that everyone has access to

مثال کے طور پر, if you’re doing an interactive brainstorming activity, have everyone use virtual software like Mural or Virtual Post-its in Google slides. This is preferable to having in-person participants use physical Post-its that the remote participants will not be able to read. البتہ, this means that in-person attendees would also need to have computers available to them.

After

Follow-up with participants

After the session, thank those who joined and share the meeting recording, the slides, and/or a summary recap of what was discussed. If possible, provide a certificate of participation.

Evaluate the meeting

As we all venture into hosting hybrid meetings more often, we recommend taking this opportunity to learn from these events. Circulate a post-meeting evaluation to collect input on what went well and what could be improved for the next hybrid meeting.

Share your lessons learned and tips for hosting a hybrid meeting

A laptop with a blue screen. Dozens of illustrated envelopes scatter from it. We can all learn from these experiences to implement efficient and effective meetings to strengthen our work in family planning and reproductive health.

Want more information on remote facilitation? Explore the FP insight collection.

ادوس ویلز مئی

سینئر ٹیکنیکل ایڈوائزر, آئی بی پی, ورلڈ ہیلتھ آرگنائزیشن

ایڈوس IBP نیٹ ورک سیکرٹریٹ میں سینئر ٹیکنیکل ایڈوائزر ہیں۔. اس کردار میں, ایڈوس تکنیکی قیادت فراہم کرتا ہے جو نیٹ ورک کی رکن تنظیموں کو متعدد مسائل پر مشغول کرتا ہے جیسے خاندانی منصوبہ بندی میں موثر طریقوں کی دستاویز کرنا, اعلی اثر والے طریقوں کا پھیلاؤ (HIPs), اور علم کا انتظام. آئی بی پی سے پہلے, ادوس جوہانسبرگ میں مقیم تھا۔, بین الاقوامی HIV/AIDS الائنس کے علاقائی مشیر کے طور پر, جنوبی افریقہ میں متعدد ممبر تنظیموں کی حمایت کرنا. وہ ختم ہو چکا ہے۔ 20 بین الاقوامی صحت عامہ کے پروگرام کے ڈیزائن میں سالوں کا تجربہ, تکنیکی معاونت, انتظام, اور صلاحیت کی تعمیر, ایچ آئی وی/ایڈز اور تولیدی صحت پر توجہ مرکوز کرنا.

نندیتا تھٹے

آئی بی پی نیٹ ورک لیڈ, عالمی ادارہ صحت

نندیتا تھٹے جنسی اور تولیدی صحت اور تحقیق کے شعبہ میں عالمی ادارہ صحت میں واقع IBP نیٹ ورک کی قیادت کرتی ہیں۔. اس کے موجودہ پورٹ فولیو میں ثبوت پر مبنی مداخلتوں اور رہنما خطوط کے پھیلاؤ اور استعمال میں مدد کے لیے IBP کے کردار کو ادارہ جاتی بنانا شامل ہے۔, آئی بی پی کے فیلڈ پر مبنی شراکت داروں اور ڈبلیو ایچ او کے محققین کے درمیان روابط کو مضبوط بنانے کے لیے عمل درآمد کے تحقیقی ایجنڈوں سے آگاہ کرنا اور باہمی تعاون کو فروغ دینا 80+ آئی بی پی کی رکن تنظیمیں۔. ڈبلیو ایچ او میں شامل ہونے سے پہلے, نندیتا یو ایس ایڈ میں آفس آف پاپولیشن اینڈ ری پروڈکٹیو ہیلتھ میں سینئر ایڈوائزر تھیں جہاں انہوں نے ڈیزائن کیا تھا۔, منظم, اور مغربی افریقہ میں پروگراموں کا جائزہ لیا۔, ہیٹی اور موزمبیق. نندیتا نے جانز ہاپکنز اسکول آف پبلک ہیلتھ سے ایم پی ایچ اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی اسکول آف پبلک ہیلتھ سے روک تھام اور کمیونٹی ہیلتھ میں ڈاکٹر پی ایچ کی ڈگری حاصل کی ہے۔.

کیرولن ایکمین

مواصلات اور علم کا انتظام, آئی بی پی نیٹ ورک

کیرولن ایکمین IBP نیٹ ورک سیکرٹریٹ کے لیے کام کرتی ہیں۔, جہاں اس کی بنیادی توجہ مواصلات پر ہے۔, سوشل میڈیا اور علم کا انتظام. وہ IBP کمیونٹی پلیٹ فارم کی ترقی کی رہنمائی کر رہی ہیں۔; نیٹ ورک کے لیے مواد کا انتظام کرتا ہے۔; اور کہانی سنانے سے متعلق مختلف منصوبوں میں شامل ہے۔, IBP کی حکمت عملی اور ری برانڈنگ. کے ساتھ 12 اقوام متحدہ کے نظام بھر میں سال, این جی اوز اور پرائیویٹ سیکٹر, کیرولن SRHR کے بارے میں کثیر الثباتی تفہیم رکھتی ہے اور اس کا فلاح و بہبود اور پائیدار ترقی پر وسیع اثر ہے۔. اس کا تجربہ بیرونی/اندرونی مواصلات تک پھیلا ہوا ہے۔; وکالت; پبلک/پرائیویٹ پارٹنرشپ; کارپوریٹ ذمہ داری; اور ایم&ای. فوکس ایریاز میں فیملی پلاننگ شامل ہے۔; نوعمر صحت; سماجی معیار; ایف جی ایم; بچپن کی شادی; اور غیرت پر مبنی تشدد. کیرولن نے رائل انسٹی ٹیوٹ آف ٹیکنالوجی سے میڈیا ٹیکنالوجی/صحافت میں ایم ایس سی کی ڈگری حاصل کی۔, سویڈن, نیز اسٹاک ہوم یونیورسٹی سے مارکیٹنگ میں ایم ایس سی, سویڈن, اور انسانی حقوق کا مطالعہ بھی کیا ہے۔, آسٹریلیا اور سوئٹزرلینڈ میں ترقی اور CSR.

این بیلارڈ سارہ, ایم پی ایچ

سینئر پروگرام آفیسر, جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز

Anne Ballard Sara is a Program Officer II at the Johns Hopkins Center for Communication Programs, where she supports knowledge management research activities, field programs, and communications. Her background in public health includes behavior change communication, خاندانی منصوبہ بندی, women’s empowerment, اور تحقیق. Anne served as a health volunteer in the Peace Corps in Guatemala and holds a Master of Public Health from George Washington University.

سارہ وی. ہارلان

پارٹنرشپس ٹیم لیڈ, علم کی کامیابی, جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز

سارہ وی. ہارلان, ایم پی ایچ, تقریباً دو دہائیوں سے عالمی تولیدی صحت اور خاندانی منصوبہ بندی کا چیمپئن رہا ہے۔. وہ فی الحال جانز ہاپکنز سنٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز میں نالج SUCCESS پروجیکٹ کے لیے پارٹنرشپ ٹیم لیڈ ہیں۔. اس کی خاص تکنیکی دلچسپیوں میں آبادی شامل ہے۔, صحت, اور ماحولیات (پی ایچ ای) اور طویل مدتی مانع حمل طریقوں تک رسائی میں اضافہ. وہ فیملی پلاننگ وائسز کہانی سنانے کے اقدام کی شریک بانی ہیں۔ (2015-2020) اور متعدد گائیڈز کے شریک مصنف, بہتر پروگراموں کی تعمیر سمیت: عالمی صحت میں نالج مینجمنٹ کو استعمال کرنے کے لیے ایک مرحلہ وار گائیڈ.

15.7کے مناظر
کے ذریعے شیئر کریں۔
لنک کاپی کریں۔