Dicas para organizar uma reunião híbrida online e presencial
Em março de 2020 muitos profissionais se voltaram cada vez mais para soluções virtuais para se encontrar com colegas, devido a pandemia do COVID-19. Como esta foi uma nova mudança para a maioria de nós, a Rede OMS/IBP publicou Tornando-se virtual: Dicas para organizar uma reunião virtual eficaz.
Enquanto a pandemia do COVID-19 nos mostrou o poder e a importância das reuniões virtuais para continuar nosso trabalho essencial, também nos lembrou da importância das interações face a face para o networking e a construção de relacionamentos. Agora que as reuniões virtuais se tornaram parte rotineira do nosso trabalho, muitos mudaram seu foco para a realização de reuniões híbridas, onde algumas pessoas estão participando pessoalmente e outras remotamente. Nesta postagem, exploramos os benefícios e desafios de realizar uma reunião híbrida, bem como nossas dicas para realizar uma reunião híbrida eficaz.
Benefícios e desafios de sediar uma reunião híbrida
Organizar uma reunião híbrida eficaz requer planejamento e planejamento cuidadoso pelos anfitriões - ainda mais do que planejar uma reunião totalmente virtual ou totalmente presencial. Alguns podem dizer que é o dobro do trabalho desde, em essência, os organizadores do evento precisam pensar na participação virtual e presencial. Isso pode exigir custos adicionais e tempo da equipe para planejamento e implementação.
Pode ser um desafio acomodar as necessidades de dois tipos diferentes de público. Isso inclui lidar com problemas de conexão e garantir que as perguntas e contribuições de participantes remotos sejam levadas em consideração. Se esses aspectos não forem pensados, existe o risco de que o foco da reunião passe do conteúdo para a logística técnica. Isso impacta negativamente a experiência para todos. Finalmente, para participantes virtuais, reuniões híbridas podem limitar a capacidade de networking informal (como durante as pausas para o café entre as sessões). Conectando-se pessoalmente com participantes virtuais, que muitas vezes estimula a colaboração e a inovação, também é dificultado.
Apesar da preparação adicional, reuniões híbridas oferecem muitas oportunidades. Por exemplo, mais participantes podem estar disponíveis para participar da reunião, pois há menos custos associados, Incluindo:
- Viajar de/para o local.
- Pagamento de diárias.
- Custos de tecnologia pessoal.
Além de atingir um público maior em geral, organizar uma reunião híbrida pode permitir um conjunto mais amplo de experiências ou perspectivas, com pessoas de várias geografias potencialmente presentes.
O primeiro passo para organizar uma reunião híbrida é decidir se o formato híbrido é o certo para sua reunião. Algumas reuniões podem se beneficiar de todos os atendimentos presenciais ou de todos os participação virtual. Recomendamos que você selecione o formato com base nos objetivos da reunião e nos participantes esperados. Seja realista sobre o que será viável alcançar com o formato selecionado.
Se você decidiu organizar uma reunião híbrida, recomendamos implementar as seguintes práticas antes, durante, e depois da sessão.
Dicas para organizar uma reunião híbrida
Antes da
Considere cuidadosamente a hora e a data em que a reunião será realizada
Leve em consideração os diferentes fusos horários de onde os participantes estarão presentes. Lembre-se de que uma reunião híbrida pode significar que alguns participantes podem estar participando fora do horário normal de trabalho. Isso inclui dias que podem não ser ideais para eles devido a feriados nacionais ou culturais. Tente selecionar o horário mais conveniente para o maior número possível de participantes. Recomendamos o uso de uma ferramenta como o Planejador de Reunião do Relógio Mundial para visualizar e selecionar o horário mais conveniente entre fusos horários e regiões.
Considere a largura de banda da Internet dos participantes
Fornecer uma bolsa de internet para aqueles que se juntam remotamente, se possível. As reuniões virtuais exigem uma conexão de internet forte e estável para que os participantes participem totalmente e se beneficiem do conteúdo compartilhado. Uma bolsa de internet apoiará os participantes virtuais a usar suas câmeras da web para se envolver totalmente com outras pessoas e participar de discussões sem desistir. Esta é uma consideração especialmente importante se espera-se que os participantes participem fora do horário normal de trabalho quando não estiverem em seu escritório.
Compartilhe as mesmas informações básicas com todos os participantes
Isso pode incluir a criação de uma versão online da agenda e planilhas que serão entregues fisicamente na reunião. Idealmente, compartilhe todas as mesmas informações e recursos com os participantes antes do início da reunião para que todos tenham as mesmas informações básicas.
Fornecer instruções claras e fáceis de entender
Diga aos participantes remotos como se conectar à reunião para ajudar a evitar participantes atrasados.
Identifique claramente os papéis antes da reunião, incluindo a identificação de um defensor do participante remoto em pessoa
Isso garantirá que os participantes virtuais sejam totalmente capazes de participar. As responsabilidades do defensor devem incluir informar ao facilitador presencial se um participante remoto levantou a mão ou se adicionou um comentário ao bate-papo. É comum que as discussões fluam naturalmente entre os participantes presenciais. A menos que haja moderação cuidadosa de participantes remotos’ envolvimento, suas contribuições podem ser inadvertidamente deixadas de fora. Além disso, alguém deve ser encarregado de lidar e responder a quaisquer problemas técnicos ou de conexão entre participantes remotos.
Implemente um sistema de amigos
Emparelhe um participante remoto com um participante presencial antes do início do evento. Deixe cada indivíduo saber quem é seu amigo antes do início do evento. Incentive-os a trocar informações para garantir que eles tenham uma maneira de se comunicar em particular durante a reunião. Isso é útil caso o participante remoto precise de suporte técnico ou suporte “na sala”. Por exemplo, o amigo presencial pode adicionar um post-it a um mural de brainstorming para o participante remoto, ou talvez o participante remoto precise que o participante presencial repita o que o facilitador disse.
Pense em cada atividade
Discuta como os participantes presenciais deverão interagir com participantes remotos durante cada atividade. Por exemplo, se você hospedará salas temáticas, os participantes virtualmente estarão em uma sala separada enquanto os participantes presenciais estão em outra sala separada? As fugas serão misturadas?
Crie um documento “run of show”
Compartilhe com a equipe do evento antes da reunião. O documento deve articular claramente os papéis de cada indivíduo envolvido e o que precisa acontecer em que momento durante o evento.
Durante
Certifique-se de que todos os participantes possam ver uns aos outros
Os participantes remotos devem poder ver os participantes pessoalmente. Isso provavelmente exigirá uma câmera/laptop adicional configurada na frente da sala para permitir que os participantes remotos vejam os participantes pessoalmente. Enquanto eles podem não ser capazes de ver seus rostos, ver a sala ajudará os participantes remotos a participar plenamente da reunião e a se sentirem incluídos. Se isso não for possível, o anfitrião deve compartilhar um resumo de todos os presentes (tanto à distância como presencial) no início do evento.- Os participantes presenciais devem poder ver os participantes remotos. Recomendamos ter duas telas grandes na frente da sala - uma para exibir a apresentação (que também será compartilhado na tela com os participantes remotos) e outra tela para mostrar os rostos daqueles participando virtualmente. Isso servirá como um lembrete visual de que há participantes remotos e tornará sua presença e participação na reunião mais inclusiva.
Os participantes remotos devem poder ver os participantes pessoalmente. Lembre a todos de dizerem seus nomes antes de falar
Isso ajudará os participantes remotos e presenciais a seguir a conversa no caso de não conseguirem ver a pessoa que está falando.
Os participantes remotos devem ter a capacidade de ativar e desativar o som
Isso permitirá que eles participem plenamente das discussões. No entanto, o host também deve ter a capacidade de silenciar participantes remotos, se necessário.
Use ferramentas que todos tenham acesso
Por exemplo, se você estiver fazendo uma atividade interativa de brainstorming, todos usam software virtual como Mural ou Post-its virtuais nos slides do Google. É preferível que os participantes presenciais usem Post-its físicos que os participantes remotos não poderão ler. No entanto, isso significa que os participantes presenciais também precisariam ter computadores disponíveis para eles.
Depois
Acompanhamento com os participantes
Após a sessão, agradecer a quem se juntou e partilhar a gravação da reunião, os slides, e/ou uma recapitulação resumida do que foi discutido. Se possível, fornecer um certificado de participação.
Avalie a reunião
À medida que todos nos aventuramos a realizar reuniões híbridas com mais frequência, recomendamos aproveitar esta oportunidade para aprender com esses eventos. Circular uma avaliação pós-reunião para coletar informações sobre o que correu bem e o que pode ser melhorado para a próxima reunião híbrida.
Compartilhe suas lições aprendidas e dicas para organizar uma reunião híbrida
Todos podemos aprender com essas experiências para implementar reuniões eficientes e eficazes para fortalecer nosso trabalho em planejamento familiar e saúde reprodutiva.
Quer mais informações sobre facilitação remota? Explore o Coleta de insights de FP.
