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Dicas para organizar uma reunião híbrida online e presencial


Em março de 2020 muitos profissionais se voltaram cada vez mais para soluções virtuais para se encontrar com colegas, devido a pandemia do COVID-19. Como esta foi uma nova mudança para a maioria de nós, a Rede OMS/IBP publicou Tornando-se virtual: Dicas para organizar uma reunião virtual eficaz.

Enquanto a pandemia do COVID-19 nos mostrou o poder e a importância das reuniões virtuais para continuar nosso trabalho essencial, também nos lembrou da importância das interações face a face para o networking e a construção de relacionamentos. Agora que as reuniões virtuais se tornaram parte rotineira do nosso trabalho, muitos mudaram seu foco para a realização de reuniões híbridas, onde algumas pessoas estão participando pessoalmente e outras remotamente. Nesta postagem, exploramos os benefícios e desafios de realizar uma reunião híbrida, bem como nossas dicas para realizar uma reunião híbrida eficaz.

Benefícios e desafios de sediar uma reunião híbrida

Organizar uma reunião híbrida eficaz requer planejamento e planejamento cuidadoso pelos anfitriões - ainda mais do que planejar uma reunião totalmente virtual ou totalmente presencial. Alguns podem dizer que é o dobro do trabalho desde, em essência, os organizadores do evento precisam pensar na participação virtual e presencial. Isso pode exigir custos adicionais e tempo da equipe para planejamento e implementação.

Pode ser um desafio acomodar as necessidades de dois tipos diferentes de público. Isso inclui lidar com problemas de conexão e garantir que as perguntas e contribuições de participantes remotos sejam levadas em consideração. Se esses aspectos não forem pensados, existe o risco de que o foco da reunião passe do conteúdo para a logística técnica. Isso impacta negativamente a experiência para todos. Finalmente, para participantes virtuais, reuniões híbridas podem limitar a capacidade de networking informal (como durante as pausas para o café entre as sessões). Conectando-se pessoalmente com participantes virtuais, que muitas vezes estimula a colaboração e a inovação, também é dificultado.

Apesar da preparação adicional, reuniões híbridas oferecem muitas oportunidades. Por exemplo, mais participantes podem estar disponíveis para participar da reunião, pois há menos custos associados, Incluindo:

  • Viajar de/para o local.
  • Pagamento de diárias.
  • Custos de tecnologia pessoal.

Além de atingir um público maior em geral, organizar uma reunião híbrida pode permitir um conjunto mais amplo de experiências ou perspectivas, com pessoas de várias geografias potencialmente presentes.

O primeiro passo para organizar uma reunião híbrida é decidir se o formato híbrido é o certo para sua reunião. Algumas reuniões podem se beneficiar de todos os atendimentos presenciais ou de todos os participação virtual. Recomendamos que você selecione o formato com base nos objetivos da reunião e nos participantes esperados. Seja realista sobre o que será viável alcançar com o formato selecionado.

Se você decidiu organizar uma reunião híbrida, recomendamos implementar as seguintes práticas antes, durante, e depois da sessão.

Dicas para organizar uma reunião híbrida

Antes da

Considere cuidadosamente a hora e a data em que a reunião será realizada

um close-up de um calendárioLeve em consideração os diferentes fusos horários de onde os participantes estarão presentes. Lembre-se de que uma reunião híbrida pode significar que alguns participantes podem estar participando fora do horário normal de trabalho. Isso inclui dias que podem não ser ideais para eles devido a feriados nacionais ou culturais. Tente selecionar o horário mais conveniente para o maior número possível de participantes. Recomendamos o uso de uma ferramenta como o Planejador de Reunião do Relógio Mundial para visualizar e selecionar o horário mais conveniente entre fusos horários e regiões.

Considere a largura de banda da Internet dos participantes

Fornecer uma bolsa de internet para aqueles que se juntam remotamente, se possível. As reuniões virtuais exigem uma conexão de internet forte e estável para que os participantes participem totalmente e se beneficiem do conteúdo compartilhado. Uma bolsa de internet apoiará os participantes virtuais a usar suas câmeras da web para se envolver totalmente com outras pessoas e participar de discussões sem desistir. Esta é uma consideração especialmente importante se espera-se que os participantes participem fora do horário normal de trabalho quando não estiverem em seu escritório.

Compartilhe as mesmas informações básicas com todos os participantes

Isso pode incluir a criação de uma versão online da agenda e planilhas que serão entregues fisicamente na reunião. Idealmente, compartilhe todas as mesmas informações e recursos com os participantes antes do início da reunião para que todos tenham as mesmas informações básicas.

Fornecer instruções claras e fáceis de entender

Diga aos participantes remotos como se conectar à reunião para ajudar a evitar participantes atrasados.

Identifique claramente os papéis antes da reunião, incluindo a identificação de um defensor do participante remoto em pessoa

um gráfico de 10 figuras humanas. Todos são da cor preta, exceto um, que é vermelhoIsso garantirá que os participantes virtuais sejam totalmente capazes de participar. As responsabilidades do defensor devem incluir informar ao facilitador presencial se um participante remoto levantou a mão ou se adicionou um comentário ao bate-papo. É comum que as discussões fluam naturalmente entre os participantes presenciais. A menos que haja moderação cuidadosa de participantes remotos’ envolvimento, suas contribuições podem ser inadvertidamente deixadas de fora. Além disso, alguém deve ser encarregado de lidar e responder a quaisquer problemas técnicos ou de conexão entre participantes remotos.

Implemente um sistema de amigos

Emparelhe um participante remoto com um participante presencial antes do início do evento. Deixe cada indivíduo saber quem é seu amigo antes do início do evento. Incentive-os a trocar informações para garantir que eles tenham uma maneira de se comunicar em particular durante a reunião. Isso é útil caso o participante remoto precise de suporte técnico ou suporte “na sala”. Por exemplo, o amigo presencial pode adicionar um post-it a um mural de brainstorming para o participante remoto, ou talvez o participante remoto precise que o participante presencial repita o que o facilitador disse.

Pense em cada atividade

uma lâmpada iluminada contra um fundo escuroDiscuta como os participantes presenciais deverão interagir com participantes remotos durante cada atividade. Por exemplo, se você hospedará salas temáticas, os participantes virtualmente estarão em uma sala separada enquanto os participantes presenciais estão em outra sala separada? As fugas serão misturadas?

Crie um documento “run of show”

Compartilhe com a equipe do evento antes da reunião. O documento deve articular claramente os papéis de cada indivíduo envolvido e o que precisa acontecer em que momento durante o evento.

Durante

Certifique-se de que todos os participantes possam ver uns aos outros

  • Os participantes remotos devem poder ver os participantes pessoalmente. Isso provavelmente exigirá uma câmera/laptop adicional configurada na frente da sala para permitir que os participantes remotos vejam os participantes pessoalmente. Enquanto eles podem não ser capazes de ver seus rostos, ver a sala ajudará os participantes remotos a participar plenamente da reunião e a se sentirem incluídos. Se isso não for possível, o anfitrião deve compartilhar um resumo de todos os presentes (tanto à distância como presencial) no início do evento.
  • Os participantes presenciais devem poder ver os participantes remotos. Recomendamos ter duas telas grandes na frente da sala - uma para exibir a apresentação (que também será compartilhado na tela com os participantes remotos) e outra tela para mostrar os rostos daqueles participando virtualmente. Isso servirá como um lembrete visual de que há participantes remotos e tornará sua presença e participação na reunião mais inclusiva.

Lembre a todos de dizerem seus nomes antes de falar

Isso ajudará os participantes remotos e presenciais a seguir a conversa no caso de não conseguirem ver a pessoa que está falando.

Os participantes remotos devem ter a capacidade de ativar e desativar o som

Isso permitirá que eles participem plenamente das discussões. No entanto, o host também deve ter a capacidade de silenciar participantes remotos, se necessário.

Use ferramentas que todos tenham acesso

Por exemplo, se você estiver fazendo uma atividade interativa de brainstorming, todos usam software virtual como Mural ou Post-its virtuais nos slides do Google. É preferível que os participantes presenciais usem Post-its físicos que os participantes remotos não poderão ler. No entanto, isso significa que os participantes presenciais também precisariam ter computadores disponíveis para eles.

Depois

Acompanhamento com os participantes

Após a sessão, agradecer a quem se juntou e partilhar a gravação da reunião, os slides, e/ou uma recapitulação resumida do que foi discutido. Se possível, fornecer um certificado de participação.

Avalie a reunião

À medida que todos nos aventuramos a realizar reuniões híbridas com mais frequência, recomendamos aproveitar esta oportunidade para aprender com esses eventos. Circular uma avaliação pós-reunião para coletar informações sobre o que correu bem e o que pode ser melhorado para a próxima reunião híbrida.

Compartilhe suas lições aprendidas e dicas para organizar uma reunião híbrida

Um laptop com uma tela azul. Dezenas de envelopes ilustrados se espalham dele. Todos podemos aprender com essas experiências para implementar reuniões eficientes e eficazes para fortalecer nosso trabalho em planejamento familiar e saúde reprodutiva.

Quer mais informações sobre facilitação remota? Explore o Coleta de insights de FP.

Ados Velez Maio

Assessor Técnico Sênior, IBP, Organização Mundial da Saúde

Ados é Assessor Técnico Sênior na Secretaria da Rede IBP. Nesse papel, Ados fornece liderança técnica envolvendo as organizações membros da rede em uma variedade de questões, como documentar práticas eficazes de planejamento familiar, divulgação de práticas de alto impacto (Ancas), e gestão do conhecimento. Antes do IBP, Ados foi baseado em Joanesburgo, como consultor regional da International HIV/AIDS Alliance, apoiando uma série de organizações membros na África Austral. Ele acabou 20 anos de experiência na concepção de programas internacionais de saúde pública, assistência técnica, gestão, e capacitação, com foco em HIV/AIDS e Saúde Reprodutiva.

Nandita Thatte

Líder de Rede IBP, Organização Mundial da Saúde

Nandita Thatte lidera a Rede IBP sediada na Organização Mundial da Saúde no Departamento de Saúde e Pesquisa Sexual e Reprodutiva. Seu portfólio atual inclui a institucionalização do papel do IBP para apoiar a disseminação e uso de intervenções e diretrizes baseadas em evidências, fortalecer os vínculos entre os parceiros de campo do IBP e os pesquisadores da OMS para informar as agendas de pesquisa de implementação e promover a colaboração entre os 80+ Organismos membros do IBP. Antes de ingressar na OMS, Nandita foi Conselheira Sênior no Escritório de População e Saúde Reprodutiva da USAID, onde projetou, gerenciou, e programas avaliados na África Ocidental, Haiti e Moçambique. Nandita tem um MPH da Escola de Saúde Pública Johns Hopkins e um DrPH em Prevenção e Saúde Comunitária da Escola de Saúde Pública da Universidade George Washington.

Carolin Ekman

Comunicação e Gestão do Conhecimento, Rede IBP

Carolin Ekman trabalha para a Secretaria da Rede IBP, onde seu foco principal é a comunicação, redes sociais e gestão do conhecimento. Ela tem liderado o desenvolvimento da Plataforma da Comunidade IBP; gerencia o conteúdo para a rede; e está envolvido em vários projetos relacionados com o storytelling, estratégia e rebranding do IBP. Com 12 anos em todo o sistema da ONU, ONGs e setor privado, Carolin tem uma compreensão multidisciplinar de SDSR e seu impacto mais amplo no bem-estar e no desenvolvimento sustentável. Sua experiência abrange comunicações externas/internas; advocacia; parcerias público/privadas; responsabilidade corporativa; e M&E. As áreas de foco incluem planejamento familiar; saúde do adolescente; normas sociais; MGF; casamento infantil; e violência baseada na honra. Carolin tem mestrado em tecnologia de mídia/jornalismo pelo Royal Institute of Technology, Suécia, bem como um mestrado em Marketing pela Universidade de Estocolmo, Suécia, e também estudou direitos humanos, desenvolvimento e RSE na Austrália e na Suíça.

Anne Ballard Sara, MPH

Diretor de Programa Sênior, Johns Hopkins Center for Communication Programs

Anne Ballard Sara é Program Officer II no Johns Hopkins Center for Communication Programs, onde apoia atividades de pesquisa em gestão do conhecimento, programas de campo, e comunicações. Sua experiência em saúde pública inclui comunicação de mudança de comportamento, planejamento familiar, empoderamento das mulheres, e pesquisa. Anne serviu como voluntária de saúde no Peace Corps na Guatemala e possui mestrado em Saúde Pública pela George Washington University.

Sara V. Harlan

Líder de equipe de parcerias, Conhecimento SUCESSO, Johns Hopkins Center for Communication Programs

Sara V. Harlan, MPH, tem sido um defensor da saúde reprodutiva global e planejamento familiar por quase duas décadas. Atualmente, ela é a líder da equipe de parcerias do projeto Knowledge SUCCESS no Johns Hopkins Center for Communication Programs. Seus interesses técnicos particulares incluem População, Saúde, e Meio Ambiente (PHE) e aumentar o acesso a métodos contraceptivos de ação mais longa. Ela é co-fundadora da iniciativa de narração de histórias Family Planning Voices (2015-2020) e lidera o podcast Inside the FP Story. Ela também é coautora de vários guias de instruções, incluindo Construindo Programas Melhores: Um guia passo a passo para usar a gestão do conhecimento na saúde global.

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